Как перестать терять заявки на закупку
Реестр заявок полезен, но сам по себе не защищает от дублей, лишней оплаты и преждевременного закрытия поставки. Нужны контрольные точки: какой факт сверяем, кто разбирает расхождение и что запрещено делать до решения. Полный маршрут описан в руководстве «От заявки до поставки»; здесь — проверка типичных потерь внутри него.
Сначала свяжите записи одной потребности
У потребности, заказа поставщику, оплаты и приёмки могут быть разные записи. Укажите связи между ними. Один платёж не доказывает, что материалы получены; одно поступление не означает, что закрыты все позиции. Если бухгалтерский факт ведётся в 1С, согласуйте источник и способ подтверждения, а не дублируйте его произвольной галочкой в CRM.
Что проверять в каждой закупке
Для примера заявлено 20 комплектов крепежа для объекта А. Таблица показывает возможные отклонения, а не готовые правила для всех закупок.
| Сигнал | Что сверяем | Кто разбирает | Условие продолжения |
|---|---|---|---|
| Появилась похожая заявка на те же 20 комплектов | Объект, позиции, количество и действующий заказ | Закупщик с инициатором | Подтверждена новая потребность либо заявки связаны как дубль |
| Счёт отличается от согласованного предложения | Цена, количество, доставка и основание изменения | Закупщик и уполномоченный согласующий | Изменение принято до передачи на оплату |
| В CRM стоит «оплачено», подтверждения нет | Платёжный факт из согласованного источника | Ответственный за оплату | Получено подтверждение, а не только просьба оплатить |
| Из 20 комплектов пришло 12 | Принятое количество, остаток 8 и новая дата | Принимающий и закупщик | Остаток остаётся открытым до поставки или согласованной отмены |
| Пришёл аналог вместо заказанного крепежа | Спецификация и допустимость замены | Инициатор или технический ответственный | Замена подтверждена либо запущен возврат |
Проверка на дубль должна предупреждать и давать контекст, а не безусловно запрещать похожие заявки. Две одинаковые позиции могут быть нужны разным объектам или в разные периоды. Окончательное правило зависит от учёта и полномочий компании.
Ведите отдельную очередь расхождений
У каждого отклонения нужны причина, ответственная роль, следующее действие и дата проверки. Без этого карточка может бесконечно находиться в нейтральном статусе «в работе». Отмена, возврат и изменение количества должны сохранять историю и связи с исходной потребностью.
Проверки перед запуском
- Повторная заявка показывает связанную потребность; решение по дублю фиксируется с основанием.
- Изменение цены не проходит как ранее согласованная сумма без установленной проверки.
- Статусы «передано на оплату» и «оплата подтверждена» различаются.
- Частичная поставка не закрывает остаток; отмена остатка требует решения уполномоченной роли.
- Несоответствие спецификации видно в отдельной очереди с ответственным.
- Руководитель может восстановить цепочку: потребность → заказ → оплата → приёмка → расхождение.
Подготовьте примеры для проверки по PDF-чек-листу запуска и пройдите их до подключения всех пользователей. Состав автоматизации и границы интеграций представлены в решении «Закупки».