Как перестать терять заявки на закупку

Закупки — то место, где деньги утекают тихо: заявку забыли, купили дважды, оплатили без оглядки на бюджет. Причина почти всегда одна — нет единого места, где видно все заявки и их статус.

Где теряются деньги

• Заявки на словах и в чатах. Часть просто забывается, часть выполняется с опозданием и тормозит работу.
• Нет единого реестра. Два отдела заказывают одно и то же, или покупают не то.
• Оплата вслепую. Согласуют, не глядя на бюджет и лимиты.
• Статус поставки неизвестен. Непонятно, что уже в пути, а что застряло у поставщика.

Как выстроить процесс

1. Заявка в одном месте. Инициатор указывает, что нужно, сколько и зачем — заявка не может «потеряться».

2. Согласование по правилам. Заявка проверяется на бюджет и лимиты, крупные суммы идут через расширенную цепочку.

3. Контроль поставки. Видно, что заказано, оплачено и когда приедет — с ответственным за каждый этап.

4. Отчёты по расходам. Руководитель видит, сколько и на что уходит, без ручной сборки в конце месяца.

С чего начать

Не обязательно менять всё сразу. Возьмите самый «дорогой» участок — обычно это заявки на материалы или согласование оплат — и наведите там порядок. Дальше процесс легко расширить.

Как это устроено — на странице «Закупки». Разберём ваш случай на бесплатной диагностике.