Реальный проект · ЮКАЗ

Закупки, персонал и документы в едином контуре

Связать закупки, работу отдела кадров, учёт персонала и техники в одном управляемом процессе вместо ручного ввода и разрозненных согласований.

ОтрасльНефтегазовый подряд и вахтовые услуги

ГеографияУсть-Кутский район, Иркутская область

Клиент и исходная ситуация

Что мешало процессу работать предсказуемо

Клиент

ЮКАЗ

Нефтегазовый подряд и вахтовые услуги · Усть-Кутский район, Иркутская область

Что было до внедрения

ЮКАЗ работает вахтовым методом на удалённых нефтегазовых объектах и обеспечивает заказчиков персоналом и техникой. Закупки, кадровые операции, данные о занятости и состоянии техники проходили между подразделениями вручную: статус заявки или документа было сложно отследить, единого реестра не было, а руководителю не хватало общей картины по процессам.

Изменение процесса

Было → Сделали → Стало

Было

ЮКАЗ работает вахтовым методом на удалённых нефтегазовых объектах и обеспечивает заказчиков персоналом и техникой. Закупки, кадровые операции, данные о занятости и состоянии техники проходили между подразделениями вручную: статус заявки или документа было сложно отследить, единого реестра не было, а руководителю не хватало общей картины по процессам.

Сделали

Описали требования и зафиксировали техническое задание для закупок, кадрового контура и учёта ресурсов. Настроили смарт-процесс до 15 стадий и до 3 воронок для визуального контроля найма и закупок.

Стало

−35% — время обработки документов и согласования заявок

Реализация

Что сделали

В Битрикс24 собрали единый контур для закупок и кадровых процессов: смарт-процессы, маршруты документов, роботы, реестры персонала и техники, права доступа и базу знаний. По данным опубликованного кейса, время обработки документов и согласования заявок сократилось на 35%.

Описали требования и зафиксировали техническое задание для закупок, кадрового контура и учёта ресурсов.
Настроили смарт-процесс до 15 стадий и до 3 воронок для визуального контроля найма и закупок.
Добавили до 20 полей для данных о персонале, квалификации, занятости, технике и документах.
Собрали реестры персонала и техники со статусами занятости и доступностью информации для ответственных.
Автоматизировали согласование документов, постановку задач, уведомления и переходы между стадиями с помощью роботов Битрикс24.
Настроили права доступа для 5 сотрудников и 5 рабочих представлений данных.
Подготовили интерфейс для 10 пользователей, синхронизировали 5 корпоративных адресов и подключили 3 мессенджера.
Создали раздел базы знаний до 3 страниц с инструкциями и регламентами.

Интеграции

корпоративная почтамессенджеры

Логика работы

Как устроен процесс

01

Заявка или кадровое событие

Ответственный создаёт запись с обязательными данными по закупке, сотруднику или технике.

02

Маршрут согласования

Документ проходит заданные стадии, а права доступа определяют, кто видит и меняет данные.

03

Роботы и задачи

Система ставит задачи, отправляет уведомления и переводит запись между этапами.

04

Единые реестры

Руководитель и ответственные видят статусы закупок, персонала и техники в рабочих представлениях.

Схема обезличена: она показывает подтверждённую логику проекта без интерфейсов и данных клиента.

Результат

Что изменилось после внедрения

В Битрикс24 собрали единый контур для закупок и кадровых процессов: смарт-процессы, маршруты документов, роботы, реестры персонала и техники, права доступа и базу знаний. По данным опубликованного кейса, время обработки документов и согласования заявок сократилось на 35%.

−35%

время обработки документов и согласования заявок

Похожая задача

Разберём ваш процесс и покажем границы первого этапа

До начала работ зафиксируем схему, состав, срок и бюджет проекта.

Решение: Согласование документов Получить расчёт похожего проекта